Briefhoofd in Outlook

Briefhoofd in Outlook

Stap 1 - Briefhoofd maken:

Voor een briefhoofd in Outlook heb je gewoon een html-bestand, oftewel een webpagina, nodig. Die pagina bevat de afbeelding die het briefhoofd vormt. Die afbeelding maak je in een tekenprogramma en sla je op als een jpg- of gif- bestand. Maak de afbeelding niet te groot, 25kb is o.k.
In ons voorbeeld heet die afbeelding:"e-mail-briefhoofd.jpg"

Het werkt het makkelijkst als je de afbeelding die je in het briefhoofd gaat gebruiken opslaat in de map:
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Briefpapier\
(Engelstalig: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationary\ )

Maak daarna het html-bestand, zoals verderop besproken, en sla die op in dezelfde map. Zorg dat het pad naar de afbeelding correct is!
Heb je al eens jouw briefhoofd gemaakt voor Outlook Express (dus niet Outlook) op de zelfde computer? In dat geval staan de juiste bestanden al op de juiste plaats en kun je via stap 2 t/m 4 het briefhoofd gebruiken.

Het briefhoofd is dus niets meer dan een webpagina met een (achtergrond-) plaatje, meestal de afbeelding van een logo met bedrijfsgegevens. Dit achtergrondplaatje positioneer je met behulp van de style-tag en roep je aan in de body-tag. De hele pagina-code is niet meer dan dit:

<html>
<head>
<style>
body {
font-family: Arial;
font-size: 10pt;
color: 000000;
margin-left: 20 px;
margin-top: 175 px;
background-position: top left;
background-repeat: no-repeat;
}
</style>
<head>
<body background="e-mail-briefhoofd.jpg">
</body>
</html>

Verklaring:
margin-left: aantal pixels van links waar de brieftekst moet beginnen (ongeveer 20 pixels)
margin-top: aantal pixels van boven waar de tekst moet beginnen (hoogte afbeelding (jpg) + ongeveer 20 pixels)
background-position: top left; positie van de achtergrondafbeelding is linksboven
background-repeat: no-repeat; afbeelding wordt niet herhaald
background="e-mail-briefhoofd.jpg": De afbeelding die als briefhoofd dient

Heb je geen programma om een webpagina te maken? Geen nood: Je kunt hier de hele tekst van <html> tot en met </html> kopiëren en daarna in Kladblok (Notepad) plakken. Let op: gebruik vooral geen professionele tekstverwerker! Sla dit bestand op als "mijn-briefhoofd.html" in de map
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Briefpapier\
Verander eventueel de positioneringswaarden (top left, etc) verander de naam van de afbeelding in de naam van de te gebruiken afbeelding -die je vooraf in de map Briefpapier hebt gezet- en klaar ben je!

Uiteraard kan Studio Witte de bestanden voor je maken, je hoeft ze dan alleen nog maar in de map '...\Briefpapier' te zetten en de stappen 2 t/m 4 uit te voeren.

Stap 2 - Configureer Outlook

Start Outlook, ga naar de menubalk en kies:

Extra > opties > e-mail indeling (tab)
(Engelstalig: Tools > Options > Mail Format (tab))

Zorg dat de volgende opties ingesteld zijn:

• In deze berichtindeling verzenden: HTML
• leeg hokje: Microsoft Word gebruiken voor het bewerken van e-mailberichten
• Standaard dit briefpapier gebruiken <Geen>
Het kan zijn dat je hier al een briefpapier of briefhoofd hebt geselecteerd (of je kan er hier een selecteren) waarvan elk e-mail-bericht standaard gebruik maakt. Staat hier <Geen> dan is je standaard e-mail blanco. Standaard is een blanco e-mail is te verkiezen boven een briefhoofd, je kunt dan ook 'niet zakelijke' mailtjes versturen.
• Standaard deze handtekening gebruiken <Geen>

(Engelstalig:
Send message in this format: HTML
Use this stationery by default: <None>
Use this signature by default: <None>)

Klik op OK om de instellingen op te slaan.

Stap 3 - Selecteer het briefhoofd

Om het briefhoofd te gebruiken ga je in Outlook naar de menubalk en kiest:

Acties > nieuw emailbericht (staat er twee keer in, de onderste moet je hebben) > Met meer Briefpapier...
Zoek het briefhoofd op dat je bij stap 1 hebt opgeslagen (mijn-briefhoofd.html).

(Engels: Actions > New Message Using > More Stationery...)

De volgende keer dat je het briefhoofd wilt gebruiken staat het in de lijst na het selecteren van:
Acties > nieuw emailbericht

Stap 4 - verzenden!

Type jouw bericht, voeg eventueel jouw electronische handtekening toe en verzend!